POLÍTICAS FORMULARIO DE DENUNCIA

1. Introducción al Canal de Denuncias

La posición de liderazgo y la reputación de TECSELOR S.L es el resultado de muchos años de esfuerzo y trabajo y el comportamiento inadecuado de un solo Empleado, proveedor, subcontratista, repartidor, agente o integrador puede potencialmente dañar nuestra imagen y reputación en un espacio temporal muy corto. Por ello, TECSELOR S.L quiere prevenir y evitar de forma activa esta posibilidad en consonancia con nuestra sólida cultura ética y de cumplimiento.

Para ello, se requiere que todos los Empleados, proveedores, subcontratistas, repartidores, agentes e integradores lleven a cabo sus actividades dentro de TECSELOR S.L siguiendo la legislación y regulación vigentes, los códigos de conducta y las políticas internas. Adicionalmente, resulta de suma importancia la cooperación de todos en la detección de conductas irregulares o ilícitas que puedan poner en riesgo al Grupo.

Debe asimismo mencionarse que la anterior reforma del Código Penal ya preveía que las personas jurídicas pudieran llegar a ser penalmente responsables, en determinados supuestos, por la comisión de delitos por parte de sus Empleados o de personas sometidas a su autoridad. Para evitar esta responsabilidad penal, las entidades deben ejercer un debido control sobre sus Empleados y personas sometidas a su autoridad a los efectos de minimizar la posibilidad de comisión de ilícitos dentro de las organizaciones. 

Asimismo, la Ley Orgánica 1/2015, de 30 de marzo, modifica el Código Penal e introduce un nuevo eximente a la responsabilidad penal de las personas jurídicas, siempre y cuando previamente se haya desarrollado un programa de prevención de riesgos penales con determinados presupuestos. Uno de dichos presupuestos es precisamente el desarrollo de un modelo de organización y gestión que incluya la obligación de informar de posibles riesgos e incumplimientos al organismo encargado de vigilar el funcionamiento y observancia del modelo de prevención. 

En línea con lo anterior, la Circular 1/2016 de la Fiscalía General del Estado, refuerza la importancia de los canales de denuncia como uno de los elementos clave de los modelos de prevención de riesgos penales de las organizaciones. 

De acuerdo con lo anterior, el Canal de Denuncias del Grupo tiene como objetivo constituir un mecanismo eficaz para que a través de la colaboración de todos se puedan detectar irregularidades que puedan poner en riesgo a TECSELOR S.L.  

En la gestión del Canal de Denuncias, TECSELOR S.L está comprometido con la normativa aplicable, incluyendo la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (“LOPD”) y su normativa de desarrollo. Igualmente, el Canal de Denuncias ha sido diseñado de conformidad con el Informe Jurídico 0128/2007 de la Agencia Española de Protección de Datos “Creación de sistemas de denuncias internas en las empresas (mecanismos de “Whistleblowing”)”, y con el  “Informe 1/2006 sobre la aplicación de las normas de protección de Datos de la Unión Europea a los mecanismos internos de “Whistleblowing” en el ámbito de la contabilidad y los controles internos de auditoría, la lucha contra la estafa y los delitos bancarios y financiero”, del Grupo de Trabajo del Artículo 29 de la Comisión Europea.

Finalmente, se han tenido en cuenta los requisitos establecidos en la citada Ley Orgánica 1/2015, de 30 de marzo, que modifica el Código Penal en cuanto a las características que debe tener el Canal de Denuncias y  las directrices de la Fiscalía General del Estado recogidas en la citada Circular 1/2016. 

2. Ámbito subjetivo del Canal de Denuncias

El Canal de Denuncias de TECSELOR S.L resulta de aplicación a todas las sociedades españolas que conforman el Grupo y que operan en el territorio nacional (en adelante, nos referiremos a todas ellas como “TECSELOR S.L” o el “Grupo”). La sociedad gestora del Canal de Denuncias es TECSELOR S.L.  

2.1. ¿Quiénes deben denunciar a través del Canal de Denuncias?

El Canal de Denuncias del Grupo está a disposición de los siguientes colectivos para que comuniquen cualquier irregularidad de la que tengan conocimiento y que esté incluida en su ámbito objetivo:

  • Empleados[1]
  • Clientes
  • Proveedores
  • Subcontratistas
  • Repartidores
  • Agentes
  • Integradores

De conformidad con los términos expuestos en el artículo 31 bis del Código Penal, todas las personas (en adelante, “Personas Sujetas”) que actúen en nombre y bajo la autoridad de TECSELOR S.L en el ejercicio de sus actividades, ya se trate de una relación laboral y/o mercantil (Empleados, proveedores, subcontratistas, repartidores, agentes, integradores, etc.), tienen la obligación de comunicar a través del Canal de Denuncias cualquier conducta incluida en su ámbito objetivo de la que tengan conocimiento. 

  1. 2. ¿Quiénes pueden ser denunciados a través del Canal de Denuncias?

Pueden ser objeto de denuncia todos los Empleados, proveedores, subcontratistas, repartidores, agentes e integradores de TECSELOR S.L que hayan cometido alguna irregularidad o conducta de las previstas en el ámbito objetivo que se detalla a continuación.

  1. Ámbito objetivo del Canal de Denuncias

El ámbito de aplicación objetivo del Canal de Denuncias abarca (i) todas aquellas conductas tipificadas en el Código Penal que hayan sido cometidas por las Personas Sujetas y que sean susceptibles de generar responsabilidad penal para el Grupo, así como (ii) los incumplimientos del Código de Conducta o de otra normativa interna cometidos por cualquiera de las Personas Sujetas.

4.Medios para la recepción de denuncias

Las denuncias se comunicarán a través de la página web corporativa de TECSELOR S.L, mediante el formulario de denuncia que estará a disposición, junto con la Política de uso del Canal de Denuncias, en la siguiente dirección: https://cleanpack.es/formulario-de-denuncias/

Se hace constar expresamente que no se admitirá ninguna denuncia que no se efectúe a través del formulario online proporcionado a tal efecto por el Grupo. 

Los denunciantes deberán necesariamente identificarse al efectuar la denuncia, no estando admitidas las denuncias anónimas. No obstante, TECSELOR S.L garantizará la máxima confidencialidad sobre la identidad del denunciante. 

  1. Protección del denunciante

5.1. Prohibición de represalias. 

Los denunciantes que de buena fe comuniquen la presunta comisión de una conducta comprendida en el ámbito de aplicación del Canal de Denuncias estarán protegidos contra cualquier tipo de represalia, discriminación y penalización por motivo de las denuncias realizadas. 

La prohibición de represalias prevista en el párrafo anterior no impedirá la adopción de las medidas disciplinarias que procedan cuando la investigación interna determine que la comunicación es falsa y que la persona que la ha realizado es consciente de su falsedad. 

5.2. Confidencialidad sobre la identidad del denunciante. 

TECSELOR S.L garantiza la máxima confidencialidad acerca de la identidad del denunciante. Como medida para garantizar dicha confidencialidad se hace constar expresamente que el ejercicio del derecho de acceso por parte del denunciado no supone, en ningún caso, el acceso a los datos relativos a la identidad del denunciante. 

Todas las personas que tengan conocimiento de las denuncias que se realicen a través del Canal de Denuncias están obligadas a guardar secreto profesional sobre la identidad de la persona denunciante.

6.Procedimiento de tramitación de las denuncias

6.1. Recepción de las denuncias.

Las denuncias que se comuniquen a través del formulario online antes indicado serán recibidas, con carácter general, por todos los miembros del Comité de Cumplimiento, que será el órgano responsable de la gestión del Canal de Denuncias del Grupo.

No obstante lo anterior, con carácter excepcional, cuando uno de los miembros del Comité de Cumplimiento esté implicado en los hechos denunciados o el denunciado considere que existen motivos para ello, éste podrá solicitar (marcando la correspondiente casilla en el formulario online) que la denuncia sea recibida únicamente por dos miembros del Comité de Cumplimiento que no estén implicados en los hechos objeto de denuncia. 

Con independencia de que la denuncia sea recibida por todos los miembros del Comité de Cumplimiento o sólo por dos de ellos, la investigación preliminar de la denuncia será llevada a cabo por dos miembros del Comité de Cumplimiento que no podrán estar implicados en los hechos denunciados y que serán designados a tal efecto por el Comité de Cumplimiento. 

En este análisis preliminar, los dos miembros del Comité de Cumplimiento valorarán los indicios de la infracción denunciada y, en consecuencia, decidirán sobre la conveniencia de iniciar o no una investigación.

Si la denuncia no cumple con los requisitos de forma exigidos o los hechos denunciados no suponen una infracción de las previstas en el ámbito objetivo del Canal de Denuncias, se denegará su admisión a trámite y los datos contenidos en ella se eliminarán de manera inmediata. 

En cambio, cuando la denuncia formulada cumpla con los requisitos de forma exigidos y, además, los hechos denunciados se encuentren comprendidos en el ámbito objetivo del Canal de Denuncias, se acordará su admisión a trámite.

Cualquier persona que haya sido objeto de denuncia será informada con carácter inmediato sobre (i) la recepción de la denuncia, (ii) el hecho del que se le acusa, (iii) los departamentos y terceros que podrán ser informados de la denuncia y (iv) cómo ejercitar sus derechos de acceso[2], rectificación, cancelación y oposición, de conformidad con la normativa de protección de datos.

No obstante lo anterior, si – a juicio del Comité de Cumplimiento- existe riesgo de que la notificación al denunciado comprometa la investigación, dicha comunicación podrá aplazarse hasta que el citado riesgo desaparezca. En todo caso, el plazo para informar al denunciado no excederá de un (1) mes desde que se haya recibido la denuncia, con la posibilidad de extender dicho plazo a un máximo de tres (3) meses si existen razones justificadas para ello. Todo ello sin perjuicio de que, a la vista de las circunstancias concretas, la ley establezca la obligación de observar un plazo superior. 

6.2. Investigación de los hechos denunciados.

Admitida a trámite la denuncia, el Comité de Cumplimiento delegará en dos de sus miembros que no estén implicados en los hechos denunciados, la realización de las oportunas investigaciones para comprobar la veracidad y realidad de los hechos denunciados.

6.3. Propuesta de resolución. 

Una vez concluida la investigación, y en función de los resultados obtenidos, los miembros del Comité de Cumplimiento responsables de la misma formularán una propuesta motivada sobre si procede el archivo de la denuncia o, en su defecto, sobre la posible sanción a aplicar. Dicha propuesta deberá ser ratificada por el Comité de Cumplimiento, pudiendo introducir cuantas modificaciones considere oportunas. 

6.4. Decisión de las medidas a adoptar.

Para garantizar la objetividad e independencia de la decisión, la competencia y facultad decisoria recaerá sobre el Consejo de Administración de TECSELOR S.L., como sociedad gestora del Canal de Denuncias del Grupo.

En este sentido, el Consejo de Administración acordará el archivo de la denuncia y de las actuaciones realizadas cuando no hayan quedado suficientemente acreditados los hechos denunciados, o éstos no sean constitutivos de una infracción incluida en el ámbito objetivo del Canal de Denuncias. 

Por el contrario, si los hechos denunciados han quedado suficientemente acreditados y, además, son constitutivos de una infracción incluida en el ámbito objetivo del Canal de Denuncias, el Consejo de Administración adoptará la decisión, debidamente justificada, de las medidas disciplinarias a aplicar. 

6.5. Ejecución de la sanción. 

Corresponderá aplicar la sanción acordada en cada caso al Departamento de Recursos Humanos, o bien, en el caso de proveedores, subcontratistas, repartidores, agentes e integradores, al Departamento con el que el denunciado mantenga la relación contractual.

7.Protección de datos de carácter personal

7.1. Cláusula informativa sobre protección de datos de carácter personal. 

Los datos personales recabados en el marco del Canal de Denuncias serán tratados con la exclusiva finalidad de tramitar las denuncias y, si procede, investigar la realidad de los hechos denunciados, dando cumplimiento así a la exigencia legalmente establecida en la Ley Orgánica 1/2015, de 30 de marzo y en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre de Protección de Datos de carácter personal. 

Aquellos datos que se recaben en el marco de una denuncia y que den lugar a la apertura de la correspondiente investigación se integrarán en el fichero “Canal de Denuncias” debidamente declarado ante la Agencia Española de Protección de Datos. El responsable de dicho fichero es TECSELOR S.L. con C.I.F. B73072084 y domicilio social AVDA. MANUEL MARTINEZ BAREA, PARCELA M7, BZ. 180, POL. IND. SAPRELORCA, 30817 LORCA (MURCIA) ESPAÑA.

En cambio, se hace constar expresamente que los datos contenidos en aquellas denuncias que no sean admitidas a trámite no se incorporarán a ningún fichero, procediéndose a su eliminación inmediata. 

Los datos recabados en el marco de la investigación de una denuncia podrán comunicarse al Comité de Cumplimiento (cómo órgano responsable de la gestión del Canal de Denuncias), al Consejo de Administración de TECSELOR S.L. así como al Departamento encargado de ejecutar la correspondiente sanción. Tanto el denunciante como el denunciado serán informados debidamente, en cada caso, de las personas y órganos concretos a los cuales se van a comunicar sus datos. 

Finalmente, los interesados podrán ejercitar sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición a) dirigiendo por escrito una petición a TECSELOR S.L., AVDA. MANUEL MARTINEZ BAREA, PARCELA M7, BZ. 180, POL. IND. SAPRELORCA, 30817 LORCA (MURCIA) ESPAÑA, b) enviando un correo electrónico a la dirección info@tecselor.com, adjuntando una copia de su DNI en cualquiera de los casos. 

No obstante lo anterior, el derecho acceso del denunciado estará limitado a sus propios datos de carácter personal, no teniendo acceso en ningún caso -dado el carácter confidencial del Canal de Denuncias- a los datos sobre la identidad del denunciante.  

7.2. Principio de proporcionalidad.

Los datos personales recabados en el marco del Canal de Denuncias:

  • se limitarán a los estricta y objetivamente necesarios para tramitar las denuncias y, si procede, comprobar la realidad de los hechos denunciados;
  • serán tratados en todo momento de conformidad con la normativa de protección de datos aplicable, para fines legítimos y específicos en relación con la investigación que pueda surgir como consecuencia de la denuncia;
  • no se utilizarán para fines incompatibles;
  • serán adecuados y no excesivos en relación con las citadas finalidades.

7.3. Medidas de seguridad y confidencialidad.  

TECSELOR S.L se asegurará de que se adopten todas las medidas técnicas y organizativas necesarias para preservar la seguridad de los datos recabados al objeto de protegerlos de divulgaciones o accesos no autorizados. 

A estos efectos, TECSELOR S.L ha adoptado medidas apropiadas para garantizar la confidencialidad de todos los datos y se asegurará de que los datos relativos a la identidad del denunciante no sean divulgados al denunciado durante la investigación, respetando en todo caso los derechos fundamentales de la persona, sin perjuicio de las acciones que, en su caso, puedan adoptar las autoridades judiciales competentes.

[1] Se hace constar expresamente que el término “Empleados” abarca a todos los empleados y personas dependientes de TECSELOR S.L, así como a sus representantes legales y administradores de hecho o de derecho. 

[2] El derecho de acceso del denunciado estará limitado a los propios datos de carácter personal objeto de tratamiento. Dado el carácter confidencial de las denuncias, en ningún caso, el denunciado tendrá acceso a la identidad y datos de carácter personal del denunciante.